我前两年在创业公司做知识产权相关的工作，前前后后跑了30多份软著申报，最头疼的就是写说明书。第一次报的时候，光说明书就被打回了三次，第一次说功能描述太笼统，全是套话没有实际内容，第二次说模块排序逻辑混乱，操作流程不符合正常使用习惯，第三次说截图里的软件名称和申报的不一致，前前后后改了快两周，差点错过企业补贴的申报期限。
后来跟同行交流的时候才知道，很多人都卡在说明书这一步，毕竟源代码只要按要求摘前后30页，每页凑够50行，别留太多空行，基本都不会出问题，但说明书的灵活度太高，审核的细则又很细碎，没经验的人很容易踩坑。我当时也是被磨怕了，开始找能不能提高效率的工具，试过各种模板，也试过自动生成工具，说真的，软著说明书模板自动生成这个功能，真的能帮没经验的人避开80%的常见错误。
我最早用的就是朋友推的软著Pro，当时要报一个门店进销存系统的软著，本来以为又要熬几天，结果按照页面提示填了几个核心信息：软件全称、版本号、核心的3个功能模块、面向的使用人群，点生成之后直接就出来了完整的说明书框架，连模块的排序都是按照进销存软件正常的操作流程来的：基础信息录入、入库管理、出库管理、库存预警、数据导出，完全不用我自己再去调结构，每个模块下面还标了需要写多少字的描述，配什么类型的截图，连截图的尺寸要求、不能有水印这些注意事项都标在旁边，我当时照着填内容、贴截图，两个多小时就把之前要写两三天的说明书搞定了，提交之后一次就过了，连补正都没有。
不过我也见过不少人用自动生成模板踩坑的，最常见的就是太懒，生成之后直接全搬，连模板里的示例内容都不改。之前有个同事帮公司报客户管理系统的软著，生成模板之后直接把里面示例的“支持学生信息批量录入”这种内容留着就提交了，结果当然是被打回，还被审核员标了“内容与申报软件不符”，后来改了一晚上才重新提交。还有的人截图不注意，要么把浏览器的书签栏、电脑桌面的其他软件图标截进去，要么截图里的软件名称右上角标了试用版，或者干脆和申报的软件名称不一样，这些都是一抓一个准的驳回理由，哪怕模板生成的再好，这些细节不注意也白搭。
其实用自动生成模板的正确姿势很简单，首先你得先把自己软件的核心功能理清楚，不用写的太复杂，3到5个主模块就够，太多了反而容易写乱，比如你做的是培训机构的学员管理系统，核心模块就是学员信息录入、课时统计、消课登记、缴费记录导出这几个就行，别把什么界面换肤、消息推送这种无关紧要的边缘功能也写进去，反而容易出问题。把这些核心信息填进生成工具之后，先别急着填内容，先核对一遍模块的排序是不是符合你家软件的实际操作流程，比如你家的系统是先建课程再录学员，那模板要是把学员录入放在课程创建前面，你就自己调整下顺序，不用完全死套模板。
接下来填每个模块的功能描述的时候，别直接抄模板给的示例，要结合你自己的软件改得具体一点，比如模板里写“支持批量导入数据”，你可以改成“支持教务人员批量导入学员的报名信息，单次导入上限300条，导入后自动校验手机号格式，不符合规则的会标红提示”，这样既有具体的使用角色，又有实际的功能细节，审核员一看就知道是真实的软件，不会随便打回。配截图的时候，每个模块至少配两张，一张是功能入口的截图，一张是操作完成后的结果截图，截图要把无关的内容都裁掉，要是你的软件顶部有名称栏，尽量把名称栏截进去，能对应上你申报的软件名称就更稳了。
做软著申报材料整理这两年，我见过不少人为了图省事，直接在网上随便找个免费的说明书模板就填，结果要么结构不对，要么里面有很多不符合最新审核规则的内容，反而耽误事。要是你每年就报个一两件，自己慢慢磨也无所谓，要是公司或者团队每年要报十几件甚至几十件软著，用自动生成模板真的能省好多精力，我现在手头的软著申报，说明书都是先拿软著Pro生成框架，再填内容，基本都是一次过，很少遇到补正的情况，省下来的时间还能多跟进几个补贴申报的项目，比自己闷头写效率高太多了。
